De digitale oprichting van een B.V.

Ruim 200 duizend vennootschappen zien per jaar het levenslicht. De meest populaire vennootschap blijft nog steeds de Besloten Vennootschap (B.V.). Voor de oprichting van een B.V. is het ondertekenen van de notariële oprichtingsakte in het fysieke bijzijn van een notaris een welbekend verplicht element. Dit “notaris bezoekje” kan binnenkort echter verleden tijd worden, nu er een conceptwetsvoorstel op tafel ligt die het mogelijk moet maken om een B.V. compleet digitaal op te richten.

De wetswijziging vloeit voort uit de omzetting van een nieuw aangenomen richtlijn van de Europese Unie (Richtlijn 2019/1151 met betrekking tot het gebruik van digitale instrumenten en processen in het kader van het vennootschapsrecht). Deze richtlijn, die in werking trad op 31 juli 2019, heeft als doel het gemakkelijker, sneller en tijd- en kosteneffectiever maken van het oprichten van een B.V. of het openen van een nieuwe vestiging, door middel van het gebruik van digitale instrumenten. Vanaf wanneer de mogelijkheid tot digitale oprichting ingaat, is niet helemaal duidelijk. Het ministerie van Justitie en Veiligheid heeft namelijk gebruik gemaakt van de uitstelmogelijkheid die de Europese richtlijn biedt, wat betekent dat Nederland de richtlijn niet per 1 augustus 2021 in haar wetgeving hoeft te hebben omgezet.

Maar hoe gaat dat dan precies in zijn werk?
De richtlijn schrijft voor dat alle burgers van de Europese Unie voor de oprichting van een vennootschap gebruik moeten kunnen maken van elektronische identificatiemiddelen. In Nederland zal er voorafgaand aan het moment van passering weinig veranderen aan het huidige systeem, dat als volgt verloopt:

1. Via de e-mail of telefoon worden afspraken gemaakt worden over de inhoud van de akte.
2. Dan vindt een cliëntenonderzoek plaats.
3. Een conceptakte wordt digitaal verstuurd.
4. Dan zal er een afspraak voor het passeren van de akte gemaakt worden.

Deze passeerafspraak zal ditmaal echter gemaakt worden op het digitale centrale passeerplatform, gefaciliteerd door de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB). De notaris zal een uitnodiging voor de passering versturen naar de cliënt(en) met daarin een link, waarin verzocht wordt om in te loggen via het eID-middel, ter identificatie. Het eID-middel moet voor een stukje extra veiligheid zorgen, om zeker te weten dat de juiste persoon achter de computer zit.

Daarna zal de notaris de gegevens controleren en wachten de ingelogde cliënten in de digitale wachtkamer. Wanneer de controle is voltooid, kan de digitale passering van de akte starten. Tijdens de digitale passering zal, net als bij een fysieke passering, de akte worden doorgesproken. Er kunnen daarnaast online markeringen worden aangebracht en de akte kan tevens door de notaris tijdens de digitale passering worden aangepast en opnieuw worden geüpload aan het digitale passeerplatform, waarna de passeerafspraak vervolgd kan worden.

Wanneer alle partijen, inclusief de notaris, akkoord gaan met de inhoud van de akte, is het tijd om de akte te ondertekenen. De cliënt zal via een app op zijn mobiele telefoon zijn handtekening onder de akte plaatsen. De notaris ondertekent met zijn beroepscertificaat.*

Met dit beroepscertificaat wordt het zogenaamde PKI-certificaat bedoeld. Het PKI-certificaat is de digitale ondertekening bij het versturen van gegevens en berichten. PKI staat voor Public Key Infrastructure. Dit is de internationale standaard voor het beveiligen van gegevens en berichten. Als erkend beroep beschikt de notaris over een speciaal overheidscertificaat, waarmee elektronisch gegevens aan bijvoorbeeld het Kadaster, de KvK en het CDR aangeleverd kunnen worden. 

Hoe zit dat met andere rechtspersonen?
De richtlijn maakt het mogelijk dat kapitaalvennootschappen volledig online kunnen worden opgericht. Het Nederlandse ondernemingsrecht kent twee soorten kapitaalvennootschappen, namelijk de B.V. en de N.V. (naamloze vennootschap). Bij de oprichting van een stichting, vereniging, vennootschap onder firma (vof) en commanditaire vennootschap (cv) bestaat er dus (nog) geen mogelijkheid om de notariële oprichtingsakte digitaal te ondertekenen.

Met betrekking tot de N.V. laat de richtlijn wel wat ruimte over om een uitzondering te maken. De richtlijn schrijft namelijk voor dat de lidstaat de mogelijkheid moet verkrijgen om de online oprichting te beperken tot bepaalde soorten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid (voor Nederland: de B.V.), vanwege de complexiteit van het proces van oprichting van andere vennootschapsvormen. Nederland heeft gebruik gemaakt van deze mogelijkheid, en heeft, conform richtlijn, alleen de digitale oprichting van een B.V. mogelijk gemaakt, en niet die van de N.V.

In ieder geval heeft de Nederlandse wetgeving, waarschijnlijk vrij binnenkort, gedetailleerde regels voor de online oprichting van een B.V. Desalniettemin blijft ook het fysieke bezoek aan de notaris nog altijd een mogelijkheid om uw B.V. op te richten. Mocht u vragen hebben over de (digitale) oprichting van een B.V., of andere vennootschap, neem dan gerust contact op met de sectie ondernemingsrecht van Van Weeghel Doppenberg Kamps Notarissen.

De KNB heeft een korte video gemaakt waarin precies wordt uitgelegd hoe het proces van digitale oprichting van een B.V. gaat werken. Hier kunt u deze video bekijken (link naar Youtube).